[24.4.2024] In der Stadt Buchen wurden die Arbeitsabläufe im städtischen Bauhof digitalisiert. Damit erfolgen Auftragsabwicklung und -dokumentation jetzt ebenso papierlos wie die Erfassung der Arbeitsstunden vor Ort, die Auftragserteilung und die Einsatzplanung.

Für die Mitarbeitenden des Bauhofs der baden-württembergischen Stadt Buchen begann die Zeitenwende im Mai 2023 mit der Testphase des Projekts „Weg von der bisher analogen, hin zur digitalen Arbeitsweise“. Schon zwei Monate später wurde aus dem Test- der Produktivbetrieb. Mit der Umstellung waren die Verwaltungsabläufe deutlich effizienter geworden, berichtet das Software-Unternehmen Infoma, dessen Lösung hier zum Einsatz kommt. Im März wurde die Stadt Buchen mit dem Staatsanzeiger Award ausgezeichnet, sie belegte den zweiten Platz in der Kategorie „Digitalisierung und Innovation“.
Die Stadt im Neckar-Odenwald-Kreis treibt die Digitalisierung ihrer Verwaltung bereits seit Langem voran – bisher überwiegend in den Bereichen Finanzen und Bauen. Dabei werde genau geprüft, wo die Einführung digitaler Lösungen Sinn ergebe und wo nicht, sagt Benjamin Laber, Beigeordneter der Stadt Buchen für den Geschäftsbereich Finanzen, Bildung, Planen, Bauen. „Wo ergeben sich durch einen digitalen Prozess tatsächliche praktische Verbesserungen und arbeitswirtschaftliche Vorteile und wo kann oder sollte der analoge Prozess vorerst bestehen bleiben?“

Abschied von der Zettelwirtschaft

Als für die Digitalisierung geeigneten Bereich sahen die Verantwortlichen den städtischen Bauhof an. Mit Unterstützung der cloudbasierten Software-Lösung Infoma Kommunale Betriebe hat sich dort die Arbeit vereinfacht: keine Zettelwirtschaft bei Aufträgen und Dokumentation der Leistungen, kein Abtippen der Angaben mehr. Die Auftragsabwicklung erfolgt jetzt ebenso papierlos wie die Erfassung der Arbeitsstunden vor Ort auf Tablet oder Smartphone mit direkter Weiterleitung an die Verwaltung. Auch die Aufträge durch die berechtigten Stellen im Haus werden digital erteilt. Dabei ist die Einsatz- und Verfügbarkeitsplanung mit dem integrierten Planungstool schnell und einfach zu führen.
Die Grundlage dieser digitalen Prozesskette bilden die medienbruchfreien Funktionen und Apps im Infoma-Verfahren. Mit deren Hilfe wird der Arbeitsalltag im Buchener Bauhof deutlich vereinfacht. Große Papiermengen sowie Erfassungs- und Doppelarbeiten wurden laut Infoma abgelöst von nachvollziehbaren Arbeitseinteilungen, transparenter Auftragsverfolgung und aussagekräftigen Verfügbarkeitsplanungen. (sib)

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Bildquelle: Infoma/Daniel Foltin